CHUYÊN ĐỀ: TÀI LIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ (QUY TRÌNH)
(Áp dụng cho Phòng Tổ chức – Nhân sự – Hành chính)
1. Mục tiêu chuyên đề
Hiểu rõ khái niệm, vai trò và cấu trúc của tài liệu hệ thống quản lý (HTQL) trong bệnh viện.
Nắm được phương pháp xây dựng, phê duyệt, kiểm soát và cải tiến quy trình trong HTQL.
Áp dụng vào thực tế quản lý, vận hành của phòng Tổ chức – Nhân sự – Hành chính, bảo đảm hoạt động có hệ thống, minh bạch, nhất quán và tuân thủ pháp luật.
2. Khái niệm và vai trò
2.1. Khái niệm
Tài liệu hệ thống quản lý là tập hợp các văn bản mô tả cách thức tổ chức thực hiện, kiểm soát, duy trì và cải tiến các hoạt động trong bệnh viện.
Bao gồm:
Chính sách và mục tiêu
Quy trình (SOPs – Standard Operating Procedures)
Hướng dẫn công việc (WI – Work Instructions)
Biểu mẫu và hồ sơ
2.2. Vai trò
Là công cụ chuẩn hóa hoạt động, tránh làm việc theo thói quen.
Giúp phân định rõ trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận.
Là bằng chứng trong đánh giá nội bộ, kiểm định chất lượng và thanh tra.
Góp phần duy trì văn hóa tuân thủ và cải tiến liên tục (PDCA).
3. Nguyên tắc xây dựng tài liệu hệ thống quản lý
Tính hệ thống – đảm bảo tài liệu liên kết logic từ cấp chính sách đến cấp thực hiện.
Tính chuẩn hóa – sử dụng mẫu thống nhất, ngôn ngữ hành chính – kỹ thuật rõ ràng.
Tính khả thi – phản ánh đúng thực tế công việc, không rập khuôn.
Tính cập nhật – định kỳ xem xét, điều chỉnh khi có thay đổi pháp lý hoặc tổ chức.
Tính nhận diện – mỗi tài liệu có mã số, ngày ban hành, người soạn – duyệt – ban hành.
4. Cấu trúc hệ thống tài liệu quản lý tại phòng TCNS-HC
| Cấp độ tài liệu | Nội dung chính | Ví dụ áp dụng tại TCNS-HC |
|---|---|---|
| Cấp 1 – Chính sách và mục tiêu | Định hướng quản lý, cam kết của lãnh đạo, mục tiêu chất lượng, nhân sự, hành chính | Chính sách phát triển nhân lực; Chính sách môi trường làm việc |
| Cấp 2 – Quy trình (SOP) | Mô tả tuần tự công việc, trách nhiệm, biểu mẫu liên quan | Quy trình tuyển dụng; Quy trình đánh giá nhân viên; Quy trình lưu trữ hồ sơ cán bộ; Quy trình nghỉ phép; Quy trình công văn – lưu trữ |
| Cấp 3 – Hướng dẫn công việc (WI) | Chi tiết thao tác từng bước | Hướng dẫn nhập dữ liệu nhân sự lên phần mềm HRM; Hướng dẫn lập hợp đồng lao động |
| Cấp 4 – Biểu mẫu, hồ sơ | Mẫu biểu kèm quy trình và bằng chứng thực hiện | Mẫu đánh giá thử việc, Mẫu kế hoạch nhân sự, Sổ theo dõi nghỉ phép |
5. Quy trình quản lý tài liệu trong hệ thống
5.1. Các bước chính
Xác định nhu cầu và phạm vi tài liệu
→ Ai cần, để làm gì, hoạt động nào cần được chuẩn hóa.Soạn thảo và tham vấn
→ Cán bộ phụ trách chuyên môn phối hợp với lãnh đạo phòng; xin ý kiến các bộ phận liên quan.Phê duyệt và ban hành
→ Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách ký duyệt.Phổ biến và đào tạo
→ Niêm yết bản mềm trên hệ thống, tổ chức hướng dẫn cho nhân viên.Kiểm soát và cập nhật
→ Lưu hồ sơ, kiểm tra tính hiệu lực, thu hồi bản cũ khi thay đổi.
5.2. Trách nhiệm
| Vai trò | Trách nhiệm chính |
|---|---|
| Người soạn | Xây dựng nội dung phù hợp quy định và thực tế công việc |
| Người rà soát | Kiểm tra tính logic, tính khả thi, liên kết giữa các quy trình |
| Người phê duyệt | Xác nhận tính hợp lệ, ban hành chính thức |
| Nhân viên thực hiện | Tuân thủ quy trình, phản hồi khi có điểm chưa phù hợp |
| Bộ phận QLCL/TCNS | Quản lý danh mục tài liệu, kiểm soát hiệu lực, lưu trữ hồ sơ |
6. Một số quy trình điển hình của Phòng TCNS-HC
| Nhóm hoạt động | Tên quy trình | Mục tiêu chính |
|---|---|---|
| Nhân sự | Quy trình tuyển dụng, tiếp nhận, thử việc | Tuyển đúng người, đúng vị trí |
| Quy trình đánh giá hiệu quả công việc | Cơ sở thưởng – phạt, quy hoạch cán bộ | |
| Quy trình đào tạo, phát triển nhân viên | Nâng cao năng lực đội ngũ | |
| Quy trình chấm công – tính lương | Minh bạch, chính xác, đúng luật | |
| Tổ chức | Quy trình xây dựng cơ cấu tổ chức | Bố trí nhân lực hợp lý |
| Quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm | Đảm bảo công khai, minh bạch | |
| Hành chính | Quy trình quản lý công văn đi – đến | Lưu trữ đúng quy định nhà nước |
| Quy trình mua sắm, cấp phát văn phòng phẩm | Sử dụng tiết kiệm, kiểm soát chi phí | |
| Quy trình quản lý tài sản, con dấu | Bảo mật, đúng thẩm quyền |
7. Hệ thống nhận diện và kiểm soát tài liệu
Mã tài liệu: [Phòng]/[Loại]/[Số thứ tự]/[Năm]
Ví dụ: TCNS/QT/05/2025 – “Quy trình đánh giá nhân viên”Bản gốc lưu tại: Bộ phận kiểm soát tài liệu hoặc hệ thống ISO/QLCL nội bộ.
Bản sao kiểm soát: phát hành có chữ ký, dấu hiệu lực.
Bản điện tử: lưu trên phần mềm QLCL hoặc thư mục dùng chung (SharePoint, Google Drive, nội bộ).
8. Cải tiến tài liệu và tích hợp hệ thống
Định kỳ đánh giá sự phù hợp (ít nhất mỗi 2 năm/lần hoặc khi có thay đổi quy định).
Tích hợp các quy trình TCNS-HC với các phòng khác (Tài chính – Kế toán, KHTH, CNTT, Điều dưỡng) để đảm bảo luồng thông tin thống nhất.
Ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu (DMS/QLCL) giúp:
Tìm kiếm nhanh, giảm trùng lặp.
Theo dõi phiên bản, ngày hiệu lực.
Quản lý phê duyệt và phân quyền truy cập.
Tài liệu hệ thống quản lý – đặc biệt là quy trình – là nền tảng để vận hành bệnh viện chuyên nghiệp và bền vững.
Đối với phòng Tổ chức – Nhân sự – Hành chính, việc duy trì và cải tiến liên tục hệ thống này không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật, mà còn góp phần xây dựng văn hóa làm việc có kỷ luật, minh bạch và hướng đến chất lượng.